Eine auf Apotheken optimierte DMS-Lösung

Innerhalb von 3 Monaten wurde die Einführung der Software durch den ELO Business-Partner umgesetzt. Die Einarbeitung der Mitarbeiter nahm nur wenige Tage in Anspruch. Dokumente wie Rechnungen, Angebote oder allgemeine Korrespondenz werden jetzt in ELO eingescannt und verschlagwortet. Die Gustav-Adolf-Apotheke spart hierdurch Zeit und Archivplatz und kann elektronisch schnell auf gesuchte Dokumente wie z.B. Preisangebote, Produktinformationen, Antragsformulare, Bestellformulare, wiederkehrende Arbeitsabläufe usw. zugreifen. Zudem sind die Dokumente im ELO Archiv versionskontrolliert und rechtskonform abgelegt.

Ein- und ausgehende Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen oder Angebote aus WINAPO SQL übernimmt ELO automatisch ins Archiv. Relevante Daten (Kundennummer, Lieferant, Rechnungsdatum usw.) werden hierbei für die Verschlagwortung aus dem Dokument herausgelesen und dem Anwender bildlich aufgelistet. Bei der Archivierung sorgt zudem eine Dublettenprüfung dafür, dass jedes Dokument nur einmal abgelegt wird. Im Jahr werden ca. 12.500 Dokumente archiviert. Dazu Rolf Hummelmann: "In der WINAPO Kundenverwaltung pflegen wir sowohl Kunden als auch Lieferanten ein und nutzen diese Daten dank Schnittstelle auch im ELO Archiv. Dadurch halbiert sich der Aufwand der Datenpflege und wir erhalten eine eindeutige Zuordnung der Dokumente. Diese eindeutige Zuordnung ermöglicht es Mitarbeitern, Vorgänge viel schneller nachzuvollziehen. So müssen bei bestimmten Lieferungen, wie beispielsweise einer Inhalationshilfe auf Kosten der Krankenkasse, Genehmigungspflichten, Adressen, Lieferanten usw. geprüft werden. Ist ein solcher Fall erst einmal erfolgreich abgewickelt, kann in einem ähnlichen Fall jeder Mitarbeiter den Vorgang sehr schnell und korrekt erledigen. Der Informationsfluss ist durch die zentrale Ablage gewährleistet wie Rolf Hummelmann bestätigt: "Früher waren unsere Mitarbeiter in Verwaltungsfragen viel mehr in ihrem Aufgabengebiet spezialisiert. Die Kombination ELO-WINAPO ermöglicht es, dass Informationen jetzt in kürzester Zeit allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und lästige Verwaltungsvorgänge dadurch wesentlich beschleunigt werden."

Workflows übernehmen zudem bei der Gustav-Adolf Apotheke die Steuerung und somit Überwachung bestimmter Geschäftsprozesse. Dokumente aus dem Posteingang leitet der ELO Workflow an die jeweiligen Mitarbeiter zur Bearbeitung. Zahlungsprozesse werden vom System überwacht, so dass die pünktliche Abwicklung gewährleistet ist. Wiedervorlagefunktionen sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Das Ergebnis sind standardisierte Prozesse, die enorm viel Zeit sparen und ein effektives Arbeiten ermöglichen. Umfassende Datensicherheit Für die Datensicherheit in der Apotheke sorgen ein Server mit RAIDSystem und die tägliche Datensicherung außer Haus durch einen externen Dienstleister. Mitarbeiter greifen auf das Archiv per Passwort zu. Mit der ELO Anwenderverwaltung werden individuelle Zugriffsrechte geregelt, so dass bestimmte Dokumente nicht von jedem eingesehen oder gar gelöscht werden können. Laut Rolf Hummelmann sei dies für ihn jetzt deutlich mehr Sicherheit als ihm das physikalische Papierarchiv je hätte bieten können. Kundenbezogene Daten werden zudem nur in ELO und WINAPO übernommen, wenn eine Datenschutz-Vereinbarung vorliegt. Fehlt diese kann durch ein Quittierfeld in der Kasse, der Kunde beim nächsten Einkauf an die Unterschrift erinnert werden.

Die Gustav-Adolf Apotheke hat durch das ELO-WINAPO Archiv die Arbeitsprozesse erheblich optimiert. Die Investitionen in ELO hat sich laut Rolf Hummelmann innerhalb von zehn Monaten amortisiert und er würde sich wieder für ELO entscheiden: "Die Entscheidung für das DMS und speziell für ELO würde ich jederzeit wieder in gleicher Weise treffen [...] Obwohl wir in der Startphase noch doppelt archiviert haben, d.h. elektronische Ablage + Papierablage, CD-ROM + Ordner zum Steuerberater. Trotz dieser anfänglichen Mehrbelastung und 7,2% weniger Umsatz erzielte der Betrieb im ersten Jahr nach der Einführung 20,5% mehr Ertrag." Das spricht für sich!

Monatlich stellte die Apotheke zeitaufwendig einen dicken Ordner für den Steuerberater zusammen. Dieser Vorgang dauert heute nur noch 2 Minuten. Durch die Integration des Steuerberater Moduls Im- & Export in ELO wird der steuerrelevante Datensatz jetzt in einen elektronischen Ordner exportiert und auf CD gebrannt. Allerdings musste der Steuerberater erst einmal überzeugt werden, wie Rolf Hummelmann erläutert: "Wir haben ihn mit Hilfe des ELO Business-Partners überzeugt, dass ELO die bessere Wahl für unsere Steuerdaten ist als DATEV, denn das DATEV-System nutzt zwar dem Steuerberater, aber nicht dem Mandanten. Allein die Suchroutine von ELO hat ihn aber schnell überzeugt. Seit wir jetzt auch noch die DATEV Buchungsnummern in unser System zurückführen können, sind alle Zweifel beseitigt."

Shortcuts

• Land: Deutschland
• Branche: Gesundheitswesen
• Unternehmen: Die Gustav-Adolf-Apotheke ist mit großem Abstand die älteste in Zirndorf sowie im Landkreis Fürth (Bayern) und blickt auf eine über 140-jährige Geschichte zurück. Ein hochqualifiziertes Team von zehn Mitarbeitern/-innen legt sehr viel Wert auf die individuelle Beratung der Kunden. Der Mensch und nicht das Medikament stehen bei der Gustav-Adolf-Apotheke im Mittelpunkt.
• Herausforderung: Anfallende Dokumente sollen elektronisch archiviert werden. Dazu braucht es eine Anbindung an das Apothekenwarenwirtschaftssystem WINAPO SQL. Informationen zu Lieferungen, Bestellungen, Kunden usw. sollen auf Mausklick zur Verfügung stehen.
• Lösung: ELOprofessional wird an WINAPO SQL angebunden; der einfache Austausch von Inhalten zwischen ELO und WINAPO ist gegeben. Alle Papierdokumente werden eingescannt und elektronische verwaltet. Workflows steuern Geschäftsprozesse.
• Nutzen: Durchgängige und transparente Arbeitsprozesse. Informationen stehen den Mitarbeitern sofort auf Mausklick zur Verfügung. Der Kundenservice wird erheblich optimiert. Unterlagen für den Steuerberater werden innerhalb von zwei Minuten generiert.