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Verwaltungsarbeit mit minimalem Zeitaufwand
Durch die nahtlose Anbindung von ELOprofessional an WINAPO SQL spart die Neue Storchen Apotheke sehr viel Zeit bei der Verwaltungsarbeit. Die gewonnen Zeit kommt vor allem dem Kundenservice zu Gute. Informationen stehen übersichtlich zur Verfügung, Steuerberichte können binnen 2 Minuten generiert werden und Workflows steuern effizient das Qualitätsmanagement.
Zeit für die Kernaufgaben Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Dokumentationen, Steuerberichte und vieles mehr - die Papierflut in einer Apotheke ist enorm. Martin Straulino, Apotheker und Inhaber der Neuen Storchen Apotheke beschloss aus diesem Grund, zukunftsweisende Technik zu nutzen und dem Papierchaos ein Ende zu setzen: „Ich wollte mehr Zeit für meine Kunden gewinnen und habe mich geärgert, dass ich dafür in zunehmendem Maße die Verwaltungsarbeit in meine Freizeit am Abend legen musste. Die Ablage von Dokumenten empfinde ich als sehr lästige Pflicht. Trotzdem nehmen die Fülle an Informationen und die zu beachtenden Vorschriften ständig zu. Meine Zeit reichte kaum mehr, um alles zu lesen, geschweige denn bei Bedarf im Kopf zu haben.“
Schnelle und individuelle Anpassung Die nahtlose Anbindung an das Apothekenprogramm WINAPO SQL war zudem eines der wichtigsten Kriterien für die Auswahl des DMS. Mit ELO WINAPO hat der ELO Business-Partner bereits eine fertige Schnittstelle zwischen den beiden Programmen im Lösungs-Portfolio. Dadurch ist der einfache Austausch von Inhalten zwischen ELO und WINAPO gegeben und ein bereits auf Apotheken zugeschnittenes Branchentemplate vorhanden. Nach umfassender Analyse der Arbeitsabläufe der Apotheke konnten die Experten des ELO Business-Partners die DMS Software sehr schnell an die individuellen Anforderungen der Neuen Storchen Apotheke anpassen. Durch die Anbindung an WINAPO SQL übernimmt ELO daraus alle Ein- und Ausgangsdokumente automatisch. Lieferscheine, Gutschriften oder Rechnungen werden übergeben und archiviert. Bei einer Rechnung liest ELO die im Warenwirtschaftssystem bereits enthaltenen Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Rechnungsdatum usw. aus und listet diese grafisch auf. Durch einen einfachen Mausklick werden diese Daten dann für die Verschlagwortung bei der Archivierung herangezogen. Eine Dublettenprüfung sorgt dafür, dass jedes Dokument nur einmal abgelegt wird.
Automatische Archivierung Alle aus WINAPO SQL übernommenen Dokumente werden automatisch mit aussagefähigen Informationen versehen und im ELO archiviert. Nicht vollständig verschlagwortete Dokumente können darüber hinaus manuell nachbearbeitet werden. Kontrollmechanismen sorgen beim Fehlen wichtiger Ablageinformationen dafür, dass der Anwender diese noch manuell hinzufügen kann. „Es macht geradezu süchtig, so schnell und einfach geht es“, beschreibt Martin Straulino seine Begeisterung und fügt weiter hinzu: „Neben der Apothekenwirtschaft ist ELOprofessional erst recht durch die gelungene Anbindung an WINAPO Archiv das zentrale Element in der Apotheke geworden, nahezu alles wird eingescannt, abgelegt, weiterverarbeitet - einschließlich eingehender Faxe.“
Effizientes Qualitätsmanagement Suchen Mitarbeiter der Apotheke jetzt bestimmte Vorgänge zu Kunden, Lieferungen usw., können sie diese im ELO sehr schnell aufrufen und vorgangsbezogen nachvollziehen. Informationen stehen den Mitarbeitern sofort per Mausklick zur Verfügung. „ELO und WINAPO Archiv ermöglichen mir jetzt ‚Wissen on demand‘“ so Martin Straulino. Bei bestimmten Lieferungen zum Beispiel müssen Genehmigungspflichten, Kosten der Krankenkasse, Adressen usw. geprüft werden. Wurde ein solcher Fall bereits mit ELO abgewickelt, kann jeder Mitarbeiter den Vorgang sehr schnell und korrekt erledigen. Durch die zentrale Ablage ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter einen ganzheitlichen Blick auf die Abläufe in der Apotheke erhalten. Gerade in Urlaubs- und Krankheitsfällen wird so sichergestellt, dass die Prozesse wie gehabt ablaufen und es zu keinen Engpässen kommt.
Fit für den Steuerberater Jeden Monat müssen in der Neuen Storchen Apotheke Belege für den Steuerberater zusammengestellt werden. In der Vergangenheit war das Sortieren und Suchen der steuerrelevanten Dokumente sehr zeitaufwendig und füllte monatlich einen dicken Ordner. Durch die Integration des Steuerberater-Moduls Im- & Export in ELO wird der steuerrelevante Datensatz in einen elektronischen Ordner exportiert und innerhalb von zwei Minuten auf CD gebrannt. Martin Straulino erklärt den Vorgang: „Bereits beim Ablegen eines Dokumentes ist für uns klar, ob das Dokument später zum Steuerberater muss. So sind Rechnungen steuerrelevant und Lieferscheine oder Angebote bleiben unberücksichtigt. Im System wird vermerkt, was zum Steuerberater muss und was nicht.“ Mit Hilfe des ELO Business-Partners wurden im Vorhinein alle nötigen Schritte und Zweifel seitens des Steuerberaters geklärt. „Die anfängliche Kritik der Steuerkanzlei war sogar förderlich, denn daraufhin wurde das elektronische Rückstempeln der Buchungsvermerke der Kanzlei in das Apothekenarchiv realisiert, und das System ist damit zu 100% gegenüber dem Finanzamt abgesichert“, erklärt Martin Straulino.
Effizienz ohne Nebenwirkungen Neben der hohen Zeitersparnis und der effektiven Arbeitsprozesse, die durch ELOprofessional erreicht worden sind, konnte auch Archivplatz bei der Neuen Storchen Apotheke gespart werden. Alles, was älter ist als 10 Jahre, wird entsorgt, und dank des DMS kommen keine neuen Papierdokumente mehr hinzu. Im Laufe der Zeit wird die Neue Storchen Apotheke ihr Archiv im Keller auflösen können. Die Einführung von ELOprofessional hat der Apotheke den gewünschten Erfolg gebracht und nach Meinung von Martin Straulino lohnt sich der Einsatz von ELOprofessional und WINAPO Archiv für alle Apotheken: „Würde jemand unsere Strukturen von Anfang an übernehmen, ist er binnen 1 Woche auf unserem, ‚Archivierungsniveau‘. Dann ist der ‚Return of Invest‘ binnen weniger Monate zu erzielen - je nachdem, wie viel Hardware mit angeschafft wird. Jeder, der einmal mit einem DMS gearbeitet hat, wird sich sicher nicht mehr vorstellen können, wie es vorher ohne funktioniert hat.“ Short Cuts
Was der Kunde sagt „Ein Arbeiten ohne ELO WINAPO kann ich mir gar nicht mehr vorstellen. Ich spare wöchentlich sicher ca. 3-5 Stunden an Verwaltungsarbeit.“ Apotheker Martin Straulino, Inhaber Neue Storchen Apotheke „ELOprofessional bietet sehr gute Anpassungsmöglichkeit an alle Wünsche und Bedürfnisse durch die freie Programmierbarkeit.“ Apotheker Martin Straulino, Inhaber Neue Storchen Apotheke „Es macht geradezu süchtig, so schnell und einfach geht es. Neben der Apothekenwirtschaft ist ELOprofessional erst recht durch die gelungene Anbindung an WINAPO Archiv das zentrale Element in der Apotheke geworden, nahezu alles wird eingescannt, abgelegt und weiterverarbeitet.“ Apotheker Martin Straulino, Inhaber Neue Storchen Apotheke „Wenn man die Vorteile und Möglichkeiten von ELO erkannt hat und diese dann konsequent umsetzt, nimmt die Begeisterung für ELO stetig zu.“ Apotheker Martin Straulino, Inhaber Neue Storchen Apotheke „Der ELO Business-Partner ist uns von Anfang ein zuverlässiger Partner gewesen, vor allem verstehen und kennen die Experten die speziellen Arbeitsabläufe und Anforderungen der Apotheken.“ Apotheker Martin Straulino, Inhaber Neue Storchen Apotheke
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