Willkommen in deinem Lernbereich

Suche dir eine Funktion aus dem Menüband (außerhalb der Favoriten) heraus, klicke sie per Rechtsklick an und wähle An Favoriten anheften. Zum Löschen aus deiner Favoritenleiste wählst du eine Funktion per Rechtsklick aus und wählst Von Favoriten lösen.

Per Rechtsklick auf eine Funktion kannst du außerdem den Text ausblenden, so bleibt nur das Icon angezeigt.

Diese Einstellungen beziehen sich nur auf deinen Benutzer.

Klicke rechts oben auf deinen Benutzernamen und wähle Konfiguration. Wähle Schnellzugriff auf Funktionen. In der linken Spalte befinden sich alle möglichen Funktionen. In der rechten Spalte kannst du die Einstellung für folgende Bereiche anpassen:

• Favoriten-Tab (sortiere oder bearbeite die Favoriten in deinem Menüband)
• Eintrag-Kontextmenü (bearbeite die Funktionen für dein Archiv, Suche, Bearbeitung oder dein Klemmbrett)
• Aufgaben-Kontextmenü (bearbeite die Funktionen für deine Aufgabenansichten)
• Postbox-Kontextmenü (bearbeite die Funktionen für deine Postbox)

Zum Hinzufügen wählst du in der linken Spalte eine Funktion aus und wählst den nach rechts zeigenden Pfeil. Zum Löschen wählst du in der rechten Spalte eine Funktion aus und wählst den nach links zeigenden Pfeil.

Das Kontextmenü zeigt bei Verwendung nur die gerade möglichen Funktionen an – somit bleibt dein Rechtsklickmenü schlank.

Diese Einstellungen beziehen sich nur auf deinen Benutzer.

Gehe auf deine ELO-Startseite, wähle die Kachel Klemmbrett per Rechtsklick aus und wähle An die Navigationsleiste anheften.

Diese Einstellungen beziehen sich nur auf deinen Benutzer.

Seiten scannen bedeutet, dass du mehrere Seiten gesammelt scannen kannst und daraus je Seite ein einzelnes Dokument in deine Postbox gelegt wird (z. B. mehrere einseitige Rechnungen).

Dokument scannen bedeutet, dass du mehrere Seiten gesammelt einscannst und daraus ein zusammengehöriges Dokument in deine Postbox gelegt wird (z. B. eine mehrseitige Rechnung).

Die Postbox dient als Eingangstor in dein ELO-Archiv. Hier kannst du deine Dokumente einscannen oder per Drag & Drop einfügen, um sie im Anschluss in dein ELO-Archiv zu legen.

Die Postbox ist noch kein sicherer Ablageort. Bei einem PC-Absturz, Stromausfall oder Ähnlichem kann es zu Datenverlust in deiner Postbox kommen. Wir empfehlen daher, dass die Postbox am Ende des Tages leer ist. Sicher sind deine Dokumente erst in deinem Archiv.

Hinweis: Die Postbox ist kein sicherer Ablageort.

Du hattest Dokumente in deiner Postbox, aber diese sind verschwunden. Prüfe zuerst, ob du die Auslagerung der Postbox aktiviert hast.

Gehe dazu rechts oben auf deinen Benutzernamen > Konfiguration > Erweitertes Verhalten > Einstellungen zum Postbox-Funktionsbereich. Dort findest du die Option Postbox beim Abmelden auf den Server auslagern. Ist diese Option aktiviert, werden deine Postboxdokumente beim Schließen des ELO-Clients von diesem Arbeitsplatz auf den Server ausgelagert. Sobald du dich das nächste Mal mit deinem Benutzer an einem Arbeitsplatz anmeldest, werden diese Dokumente wieder auf diesen Arbeitsplatz heruntergeladen. Wenn du dich zusätzlich noch an einem anderen Arbeitsplatz anmeldest, wird nichts mehr heruntergeladen, weil die Dokumente bereits auf einem anderen Arbeitsplatz liegen.

Wenn du also Dokumente aus deiner Postbox vermisst, schaue auf den letzten Arbeitsplätzen in ELO nach, an denen du dich angemeldet hast.

Überlege, was du für ein Dokument vorliegen hast und zu welchem Bereich dein Dokument passt (Kunden, Lieferanten, Finanzen …).

Masken können unterschiedliche Berechtigungen haben. Hier der Standard:

Allgemeine Masken sind: Betriebsablauf, Krankenkasse, Kunden, Lieferanten, Publikationen, Dokumentation, Kasse, Rezepte.

Eingeschränkte Masken sind: Privat, Verwaltung, Bank, Personal, Steuer, Versicherungen.

Du kannst so gut wie jedes Format in ELO ablegen. Klassische Formate sind pdf, tiff, docx, ppt, csv …

Unter Umständen kann es sein, dass die ELO-interne Vorschau nicht funktioniert. Sobald du aber das Dokument mit einem dafür geeigneten Programm öffnest, kannst du es wie gewohnt anschauen.

Öffne die Metadaten zu einem Dokument. Klicke in das zu füllende Feld in den Metadaten – zum Beispiel Dokumentennummer.

Gehe jetzt außerhalb des Metadatendialogs zu deiner Dokumentenvorschau und suche die Angabe der Dokumentennummer (zum Beispiel die Rechnungsnummer). Fahre mit der Maus über die Rechnungsnummer. Der Bereich wird mit einem Kästchen markiert. Darunter befindet sich ein weiteres Kästchen mit dem ausgelesenen Inhalt. Klicke auf die Rechnungsnummer, die mit dem Kästchen markiert wurde. Dadurch übernimmt ELO den Inhalt des Kästchens in das Metadatenfeld.

Das kannst du fast immer anwenden. Nur bei Lieferantennamen und Kundennamen empfehlen wir die Auswahl aus der Stichwortliste, weil sonst doppelte Anlagen in verschiedenen Schreibweisen entstehen können.

Wenn du das Dokument gerade aus der Postbox abgelegt hast, kannst du mit dem Gehe-zu-Pfeil zum zuletzt abgelegten Dokument im Archiv springen. Ansonsten suchst du dir das Dokument im Archiv heraus.

Wähle das Dokument aus und öffne die Metadaten. Jetzt kannst du deine Änderungen vornehmen und mit OK bestätigen. Wenn du ablagepfadbezogene Einträge änderst, verschiebt sich das Dokument nach einer Aktualisierung (F5).

Die Kurzbezeichnung wird automatisch anhand der von dir eingegebenen Metadaten generiert. Dafür werden Felder wie (Kunden-/Lieferanten-)Namen, Dokumentenart, Dokumentennummer und Sonstiges herangezogen.

Die automatische Generierung der Kurzbezeichnung hat den Vorteil, dass die Namensschemen immer identisch sind.

Du befindest dich in deiner Postbox. Öffne die Metadaten des ersten Dokuments und gib die Metadaten an. Die Felder, die für deine nächsten Dokumente identisch sind – zum Beispiel Lieferant und Dokumentenart – kannst du mit F8 oder per Rechtsklick auf das jeweilige Feld über Eingabe an Feld anheften festpinnen.

Die festgepinnten Eingaben bleiben gespeichert, bis der ELO-Client geschlossen wird oder du sie auf gleichem Wege löst.

Diese Einstellungen beziehen sich nur auf deinen Benutzer.

Ja, du kannst im Metadatendialog F3 drücken. So übernimmst du die zuletzt getätigten oder angesehenen Metadaten für dein aktuelles Dokument in deiner Postbox.

Gehe dazu in deine Postbox und wähle im Menüband Ablegen > Maske voreinstellen. Wähle jetzt deine gewünschte Maske aus.

Diese Einstellungen beziehen sich nur auf deinen Benutzer.

Öffne die Metadaten (Lieferanten) des Dokuments. Öffne die Stichwortliste der Dokumentenart. Klicke dazu im Feld rechts auf die drei Zeilen, sodass die Liste ausgeklappt ist.

Per Rechtsklick in den weißen Bereich der Liste kannst du auf Hinzufügen klicken und ein neues Stichwort – in diesem Fall Auftragsbestätigung – anlegen. Nach der Anlage kannst du es direkt aus der Liste auswählen.

Dein Dokument wurde an den dafür vorgesehenen Platz abgelegt. Um schnell dorthin zu gelangen, verwendest du den Gehe-zu-Pfeil. Diesen findest du in deinen Favoriten (oranger Pfeil, der auf einen blauen Punkt zeigt).

Deine Kundennamen erscheinen in der Kundenliste, sobald ein Dokument mit diesem Kundennamen im Archiv existiert.

Falls du Kundennamen von Hand anlegst, beachte bitte den Namensaufbau: [Nachname] [Vorname] [Kundennummer], also zum Beispiel Muster Max 12345.

Öffne die Metadaten deines Dokuments. Wähle zuerst den passenden Standort aus. Das ist wichtig, damit die passenden Lieferantennamen angezeigt werden können. Fülle dann alle weiteren Felder der Metadaten und bestätige mit OK.

Jeder Benutzer, der in ELO einem Standort eindeutig zugewiesen werden kann, bekommt den entsprechenden Standort vorbelegt.

Ist ein Benutzer häufig unterwegs, kann diese Vorbelegung auch weggelassen werden. So muss das Feld dann jedes Mal von Hand befüllt werden.

Öffne wie gewohnt die Metadaten zu diesem Dokument und fülle alle relevanten Felder aus. Denke daran, dass du das Feld Standort auch entsprechend anpasst.

Zur Berechnung der MwSt. werden die Felder Bruttobetrag, Nettobetrag, MwSt1-Betrag und MwSt2-Betrag verwendet. Durch die Eingabe von Brutto und Netto wird die MwSt. automatisch berechnet und eingetragen.

Dafür verwendest du die Funktion Multi-Metadatenänderung. In der Regel ist diese Funktion für höherberechtigte Benutzer freigeschaltet.

Gehe in die Suche und suche die falsch geschriebenen Lieferanten heraus. Tipp: Nutze dafür die Metadatensuche. Um alle Einträge der Suche zu markieren, drücke STRG + A und wähle dann im Menüband Verwalten > Strukturieren > Multi-Metadatenänderung.

Es öffnet sich ein neues Metadatenfenster. Schreibe hier den richtigen Lieferantennamen hinein oder wähle ihn aus und bestätige mit OK. Aktualisiere jetzt mit F5. Alle markierten Einträge wurden geändert.

Hinweis: Das kannst du auch so handhaben, wenn ähnliche Dokumentenarten in deinem System sind. Suche dann nach den ungewünschten Dokumentenarten und verwende wie oben beschrieben die Multi-Metadatenänderung. Nachdem alle ungewünschten Dokumentenarten geändert wurden, kannst du den betroffenen Eintrag aus deiner Stichwortliste löschen.

Denke daran, dass auch gelöschte Einträge bereinigt werden müssen.

Vor einer Neuanlage eines Stichwortes empfehlen wir, dass du zuerst prüfst, ob ein vorhandenes Stichwort passen könnte. Manchmal reicht ein vorhandenes Stichwort in Verbindung mit weiteren Informationen im Feld Sonstiges.

Sollte nichts davon passen, halte kurz Rücksprache im Team – vor allem bei der Einführung von ELO. So können doppelte oder ähnliche Anlagen vermieden werden.

Melde dich mit einem höherberechtigten Benutzer an. Sobald du ein Personaldokument in deiner Postbox hast, öffnest du die Metadaten und wählst die Maske Personal aus.

Das Feld Mitarbeiter klappst du über die drei Striche am Ende des Feldes aus. Klicke rechts neben einem bestehenden Eintrag per Rechtsklick und wähle Hinzufügen. Lege jetzt einen neuen Mitarbeiter an. Oft wird hier [Nachname] [Vorname] verwendet. Achte auf eine einheitliche Schreibweise.

Nach der Anlage in der Stichwortliste kannst du den neuen Mitarbeiter auswählen und das Dokument wie gewohnt ablegen. Durch die Ablage wird der neue Personalordner erzeugt.

Melde dich mit einem höherberechtigten Benutzer an. Sobald du ein Personaldokument in deiner Postbox hast, das mehrere oder alle Mitarbeiter betrifft, öffnest du die Metadaten und wählst die Maske Personal aus.

Das Feld Mitarbeiter klappst du über die drei Striche am Ende des Feldes aus. Klicke rechts neben einem bestehenden Eintrag per Rechtsklick und wähle Hinzufügen. Gib jetzt einen Namen an und schreibe zu Beginn ein Sternchen (*). Das Sternchen sorgt dafür, dass der allgemeine Ordner in der Liste ganz oben angezeigt wird, zum Beispiel *Allgemein.

Nach der Anlage kannst du das Stichwort auswählen und das Dokument wie gewohnt ablegen. Durch die Ablage wird der neue Ordner erzeugt.

Sobald dein Dokument in der Postbox liegt, kannst du die Metadaten öffnen. Verwende die Maske Versicherungen und wähle die Felder aus.

Für einen Mitarbeiterbezug kannst du aus der Stichwortliste einen Eintrag auswählen. So wird das Dokument initial unterhalb des Ordners Versicherungen abgelegt und zusätzlich in den Personalordner referenziert, also dort zusätzlich angezeigt.

Melde dich mit einem höherberechtigten Benutzer an. Sobald du ein Dokument deiner Bank in der Postbox hast, öffnest du die Metadaten und wählst die Maske Finanzen aus.

Das Feld Bank klappst du über die drei Striche am Ende des Feldes aus. Klicke rechts neben einem bestehenden Eintrag per Rechtsklick und wähle Hinzufügen. Gib den Namen deiner Bank an. Optional kannst du im Feld KtoNr die passende Kontonummer oder IBAN anlegen. Wähle die passende Dokumentenart aus und bestätige mit OK.

Wichtig: Bei einer Neuanlage einer Bank wird im Archiv der gleichnamige Bankordner angelegt. Die Berechtigungen müssen im Anschluss passend gesetzt werden. Gehe nach der Ablage mit dem Gehe-zu-Pfeil zu deinem Dokument, wähle den darüberliegenden neuen Bankordner und öffne die Metadaten. Wechsle auf den Reiter Berechtigungen, nimm dort das Obj_Kasse mit dem X heraus und bestätige mit OK. Im Anschluss wählst du Berechtigungen der Untereinträge überschreiben und bestätigst mit OK.

Optional kannst du in den Metadaten im Reiter Optionen die Schriftfarbe auf Rot setzen.

Einwilligungserklärungen gehören in der Regel zu deinen Kunden. Daher verwendest du die Maske Kunden. Als Stichwort kannst du Einwilligungserklärung verwenden.

Im Betriebsablauf kannst du allgemeine Dokumente zum Betrieb ablegen. Darunter fallen zum Beispiel Richtlinien, Softwarelizenzen oder Gerätebeschreibungen.

Erweitere dazu einfach die Stichwortliste der Dokumentenart in der Maske Betriebsablauf. Der Bereich Betriebsablauf ist in der Regel für alle einsehbar.

In den Publikationen kannst du eine interne Wissensdatenbank eröffnen: wichtige Fachartikel, Informationen aus Fortbildungen oder Seminaren, Rundschreiben oder Zeitungsartikel.

Verwende dazu die Maske Publikationen. Der Bereich Publikationen ist in der Regel für alle einsehbar.

Die Maske Verwaltung legt unterhalb Verwaltung im entsprechenden Standort ab.

Mit der Maske Verwaltung legst du Dokumente ab, die eingeschränkt einsehbar sind. Das heißt, die Mitarbeiter sehen diesen Bereich in der Regel nicht. Dies könnten beispielsweise folgende Dokumente sein: Betriebserlaubnis, Lagerwertermittlung, Lagerbestand, IBV-Auswertung, Inventur.

Du hast dennoch selbst die Wahl, wohin du deine Dokumente einsortieren lassen möchtest.

Möglichkeit 1: Du hast einen E-Mail-Eingang im Einsatz. So musst du nichts händisch ablegen, weil dein E-Mail-Postfach automatisch „abgesaugt“ wird. In ELO erscheinen deine Dokumente, die dann je nach Möglichkeit weiterverarbeitet und an der richtigen Stelle abgelegt werden.

Möglichkeit 2: Du ziehst die gewünschte Datei per Drag & Drop in deine ELO-Postbox. Dort kannst du per Rechtsklick oder F4 die Metadaten öffnen. Achte auf eine passende Maske und fülle die Felder wie gewohnt aus. Nach Bestätigung der Metadaten wird das Dokument automatisch in deinem ELO-Archiv an die richtige Stelle gelegt.

Hinweis: Wir empfehlen, hierfür nicht die Maske E-Mail zu verwenden. Diese ist nicht dafür vorgesehen, nach Bestätigung der Metadaten an einem bestimmten Ort zu landen. Verwende stattdessen je nach Bereich zum Beispiel die Maske Lieferanten oder Kunden.

Wenn dein Fenster für die Metadaten nicht mehr erscheint, liegt es vermutlich daran, dass das Fenster ganz an den Rand deines Bildschirms gezogen wurde. Wenn das bei dir der Fall ist, kannst du die Tastenkombination Windowstaste + Pfeiltaste links oder rechts verwenden.

Im Feld der Metadaten findest du ganz unten die Checkbox Stichwortliste automatisch aufklappen. Setze hier den Haken. Sobald du das nächste Mal in eine Stichwortliste zu schreiben beginnst, öffnet sich die Stichwortliste wieder.

Zusätzlich kannst du in der Stichwortliste auch den Haken Filtern nach aktivieren, sodass die Einträge nach deinem bereits Geschriebenen gefiltert werden. Bei der Eingabe „Rech“ wird zum Beispiel alles angezeigt, was diese Wortfolge beinhaltet.

Verwende dafür dein Klemmbrett. Dein Dokument ist bereits in ELO abgelegt. Per Rechtsklick wählst du die Funktion Auf das Klemmbrett legen aus.

Um dein Dokument einzusehen, wechselst du in deinen Bereich Klemmbrett. Dieser ist entweder schon unten an deine Navigationsleiste angeheftet oder befindet sich als Kachel auf deiner Startseite.

Diese Einstellungen beziehen sich nur auf deinen Benutzer.

Gehe auf dein Klemmbrett und wähle das zu entfernende Dokument aus. Per Rechtsklick wählst du die Funktion Vom Klemmbrett lösen aus.

Diese Einstellungen beziehen sich nur auf deinen Benutzer.

Ja. Du hinterlegst in deiner ELO-Suche die gewünschten Filter und wählst danach im Menüband Suche > Suche speichern.

Neuen Suchfavoriten hinzufügen: Damit speicherst du deine Filter, um sie später wieder aufzurufen. Dein Suchfavorit liegt dann unter Suche > Suchfavoriten. Diesen kannst du per Rechtsklick > Hier anheften direkt in deinem Menüband anzeigen lassen.

Als Standard setzen: Damit speicherst du deine Filter als Standard – sobald du auf die Suche gehst, sind diese Filter bereits vorbelegt.

Wenn du Haftnotizen oder Textstempel auf deinem Dokument angebracht hast, kannst du diese durchsuchen. Gehe dazu in die Suche, wähle im Menüband Suche > Notiz suchen und gib deinen Suchbegriff ein. Mögliche Suchtreffer werden dir wie üblich angezeigt.

Die Farben kommen durch die verschiedenen Masken zustande. Einträge der Maske Lieferanten sind rot, Einträge der Maske Kunden sind grün, Einträge der Maske Kasse sind blau und so weiter.

Zusätzlich können verschiedene Farben durch Workflows (Aufgaben) gesetzt werden.

Beispiel: Du möchtest alle Eingangsrechnungs-Bruttobeträge aus diesem Monat exportieren.

Gehe in deine ELO-Suche und füge die Filter Maske, Lieferantenname, Dokumentenart und Datum hinzu:

• Maske = Lieferanten
• Lieferantenname (über Filter Feld auswählen) = gewünschte Lieferanten anhaken
• Dokumentenart (über Filter Feld auswählen) = Rechnung Kosten bzw. Rechnung Ware
• Datum = Bereich mit gewünschter Zeitangabe, z. B. 01.03. bis 31.03.

Starte die Suche. Du erhältst eine Tabelle mit sämtlichen Informationen. Markiere die Tabelle mit STRG + A und wähle im Menüband Ausgabe > Tabelle in Zwischenablage. Wechsle in ein Programm deiner Wahl, zum Beispiel Excel, und füge die Zwischenablage mit STRG + V ein.

Bei Bedarf kannst du vor dem Kopieren Spalten per Rechtsklick ausblenden oder per Drag & Drop verschieben.

Ja, das geht bei PDF- und TIFF-Dateien. Oberhalb der Vorschau deines Dokuments findest du die Anmerkungsleiste. Darin befindet sich unter anderem ein Haftnotizsymbol, mit dem du Notizen auf deinem Dokument anbringen kannst. Zusätzlich findest du dort bereits einige Stempel.

Wenn du einen Stempel in deinem ELO anlegst, wird dieser nur für deinen persönlichen Benutzer angelegt. Andere haben diesen nicht zur Auswahl.

Zusätzlich wird die Sichtbarkeit des Stempels auf dem Dokument anhand der Berechtigungen gesteuert. Im Standard ist nur dein Benutzer berechtigt, diesen Stempel sehen zu können.

Bei Bedarf können globale Stempel über die Administration Console angelegt werden.

Die Anmerkungen siehst du auf PDF- oder TIFF-Dokumenten (Scan). Wenn du dort die Anmerkungsleiste nicht vollständig siehst, liegt das daran, dass diese ausgeblendet ist. Drücke auf den Button Anmerkungen. Dieser befindet sich an der gleichen Stelle.

Zum Ausblenden dieser Leiste klickst du auf das Symbol mit der Haftnotiz und dem Stempel.

Gehe im Menüband auf Ansicht > Ansichten verwalten und drücke auf Neu. Wähle Aufgabenansicht aus, vergib einen Namen, fülle die Kriterien und bestätige mit OK. Die Aufgabenansicht kannst du von deiner Startseite aus an deine Navigationsleiste anheften.

Beispiel für die Freigabe in einem Rechnungseingang: Name Freigabe, Art Formular-Workflow, Arbeitsschritt „enthält“ „Freigabe“. Hinweis: Schaue in deine Aufgaben, dort gibt es eine Spalte Arbeitsschritt – diesen Begriff kannst du hier angeben.

Die Spalten in einer Aufgabenansicht kannst du per Drag & Drop mit gedrückter Maustaste nach links oder rechts ziehen.

Tipp: Klappe den Anzeigebereich zu, so hast du mehr Spielraum zum Verschieben und siehst mehr Spalten auf einmal.

Du kannst mit dem Gehe-zu-Pfeil zum Dokument im Archiv springen. Diesen findest du in deiner Favoritenleiste (oranger Pfeil mit blauem Punkt).

Falls du deine Aufgaben eine Zeit lang nicht selbst bearbeiten kannst, kannst du im Vorfeld Vertretungen einstellen. Gehe dazu rechts oben auf deinen Benutzernamen und wähle Vertreter einsetzen. Schreibe in das obige Feld den Benutzer, der dich vertreten soll.

Eine aktive Vertretung verwendest du für einen geplanten Urlaub. Außerhalb eines geplanten Zeitraums verwendest du, falls du außer Plan ausfällst, zum Beispiel durch Krankheit. So kann der Vertreter bei Bedarf selbst die Vertretungsaufgaben aktivieren. Bestätige mit OK.

Grundsätzlich gilt: Aufgaben sollten wenn möglich über das Formular beendet werden.

Falls das nicht möglich ist, melde dich mit einem höherberechtigten Benutzer an. Markiere deine Aufgabe und wähle im Menüband Verwalten > Workflows zum Eintrag. In der linken Spalte befinden sich die Aufgaben zu diesem Dokument. Wähle die betroffene Aufgabe per Rechtsklick und dann Workflow beenden.

Um die Aufgabe eines gelöschten Dokuments zu löschen, musst du dieses erst wiederherstellen und verfährst dann wie oben beschrieben. Im Anschluss kannst du das Dokument bei Bedarf wieder löschen.

Um eine Aufgabe vorzeitig zu beenden, benötigst du erhöhte Rechte. Verwende dazu im besten Falle einen höherberechtigten Benutzer.

Markiere die Aufgabe und drücke auf das Workflowsymbol unterhalb deines Benutzernamens (rechts oben). Alternativ kannst du die Funktion Workflows zum Eintrag im Menüband suchen.

Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem oder mehreren Workflowschemen. Wähle in der linken Liste den richtigen Workflow (Aufgabe) aus und drücke per Rechtsklick auf Workflow beenden.

Wenn das Formular ausgegraut ist, ist das Dokument zu dieser Aufgabe vermutlich ausgecheckt. Das kannst du erkennen, wenn du zu diesem Dokument per Gehe-zu ins Archiv springst. Wenn in eckigen Klammern ein Benutzername steht, wurde das Dokument durch den dort angegebenen Benutzer ausgecheckt. Dieser kann das Dokument per Rechtsklick wieder einchecken bzw. die Änderungen verwerfen.

Alternativ kannst du die Sperrung auch anhand des Icons erkennen. Dort befindet sich ein oranger Pfeil.

Wir haben in ELO einen XRechnungs-Viewer hinterlegt. Hierdurch wird die XML in einem leichter lesbaren Vorschaudokument (PDF) angezeigt. Hierzu muss in der Client-Konfiguration > Dokumentenvorschau > Vorschaukonfiguration für verschiedene Dateitypen > Dateiendung xml: Vorschaudokument anzeigen hinterlegt sein.

Hinweis: Die Generierung dieser Vorschau erfolgt nur bei der erstmaligen Ablage des Dokuments. Im Bedarfsfall kannst du das Dokument aus dem Archiv erneut in deine Postbox ziehen und dann als neue Version über das bereits abgelegte Dokument legen.

In den Aufgaben existiert die Spalte Bearbeiter. Ist dort ein Gruppenname angegeben, handelt es sich um eine Aufgabe, die einer Gruppe zugewiesen wurde. Um eine Mehrfachbearbeitung zu vermeiden, wird die Aufgabe dann nur noch bei dem Benutzer angezeigt, der den Workflow angenommen hat.

Wird in der Spalte Bearbeiter ein Benutzername angezeigt, so wurde die Aufgabe bereits angenommen oder direkt diesem Benutzer zugewiesen.

Im Standard sind nur Rechnungen zur Zahlung zur Vorlage definiert. Zur zusätzlichen Anzeige von Lastschriften kann das Schema des Rechnungseingangsprozesses angepasst werden. Melde dich dazu bei unserem bITma-Team.

Zum passiven Prüfen ohne Aufgaben: Du erstellst dir einen passenden Suchfavoriten mit folgenden Filtern:

1. Wähle Maske Lieferanten.
2. Wähle im Feld Datum Letzte 30 Tage oder Letzte 3 Monate.
3. Wähle Feld auswählen und füge das Feld Lastschrift hinzu.
4. Fülle in deiner Suche den Filter Lastschrift mit Ja.
5. Optional: Wähle Feld auswählen und füge das Feld Standort hinzu.
6. Wähle Suche speichern > Neuen Suchfavoriten hinzufügen und gib einen Namen an (zum Beispiel Lastschriften).
7. Sobald du die letzten Lastschriften ansehen möchtest, kannst du deinen neuen Suchfavoriten im Menüband Suche > Suchfavoriten > [dein vergebener Name] auswählen. So erhältst du die Suchfilter bereits vorausgefüllt. Bei Bedarf kannst du auf einen Standort eingrenzen oder das Datum anders definieren.

Im Standard werden die dazu konfigurierten Dokumente exportiert, sobald sie im Archiv liegen und der nächste Export ausgeführt wird. Wenn du die Dokumente erst nach einer Freigabe exportieren möchtest, wende dich an das bITma-Team.

Wenn du Aufgaben nicht siehst, die einer Gruppe zugewiesen sind, stelle sicher, dass du die Ansicht von Gruppenaufgaben aktiviert hast. Das kannst du prüfen, wenn im Menüband Aufgabe > Anzeige > Gruppenaufgaben aktiviert ist.

Prüfe, ob die Aufgaben bei dir in einer anderen Aufgabenansicht oder im allgemeinen Aufgabenbereich erscheinen.

Außerdem kannst du prüfen, ob du Aufgabenansichten hast, die auf deiner Startseite ausgeblendet wurden. Bei Bedarf kannst du diese dort wieder in einen sichtbaren Bereich nach oben ziehen.

Markiere dein Dokument im Archiv und ziehe dieses mit gedrückter Maustaste leicht nach rechts. Es öffnet sich die Kachel-Schnellauswahl. Dort lässt du dein Dokument auf der Kachel Aufgaben fallen.

Alternativ kannst du im Menüband Neu > Aufgabe erstellen > Wiedervorlage verwenden.

Es folgt ein neues Fenster, in welchem du Name, Termin, Priorität und den Benutzer, der die Wiedervorlage erhalten soll, hinterlegst. Schreibe in das Info-Feld mehr Notizen, die für eine spätere Bearbeitung notwendig sein könnten. Wiedervorlagen erscheinen ebenfalls in deinen Aufgaben.

In der ELO-Konfiguration > Anzeige > Anzeige der Aufgaben in der Liste > Aufgaben anzeigen, welche die folgende Anzahl an Tagen in der Zukunft liegen kannst du den Standardwert 7 verändern.

Gehe in deine Aufgaben und wähle im Menüband Ansicht > Neue Ansicht. Hinterlege einen passenden Namen, zum Beispiel Wiedervorlagen, und wähle bei Art Wiedervorlage aus. Bestätige mit OK. Bei Bedarf kannst du diese neu erstellte Kachel auf deiner Startseite an deine Navigationsleiste anheften.

Sobald Wiedervorlagen fällig werden, kannst du diese in deiner neuen Aufgabenansicht einsehen.

Option 1: Deine Wiedervorlage ist gerade fällig und wird somit in deinen Aufgaben angezeigt. Markiere diese und wähle per Rechtsklick Wiedervorlage ändern aus. Jetzt kannst du deine Änderungen vornehmen, zum Beispiel die Wiedervorlage auf ein anderes Datum stellen.

Option 2: Wähle im Menüband Verwalten > Übersichten > Übersicht Wiedervorlagen. Suche dort deine gewünschte Wiedervorlage heraus. Per Rechtsklick oder über den Button auf der rechten Seite kannst du die Wiedervorlage bearbeiten.

Option 1: Deine Wiedervorlage ist gerade fällig und wird somit in deinen Aufgaben angezeigt. Markiere diese und wähle per Rechtsklick Löschen aus. Im nächsten Fenster wird erneut nachgefragt, ob die Wiedervorlage gelöscht werden soll. Dies kannst du bestätigen.

Option 2: Wähle im Menüband Verwalten > Übersichten > Übersicht Wiedervorlagen. Suche dort deine gewünschte Wiedervorlage heraus. Per Rechtsklick oder über den Button auf der rechten Seite kannst du die Wiedervorlage löschen.

Grundsätzlich kann jedes Dokument bearbeitet werden, wenn du die passenden Programme zur Bearbeitung auf deinem Computer installiert hast. In der Regel werden Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien bearbeitet.

Wähle dein Dokument aus und wähle per Rechtsklick Auschecken und Bearbeiten. Dein Dokument öffnet sich außerhalb von ELO mit einem passenden Programm.

Führe deine Änderungen durch und drücke auf Speichern – wichtig: nicht „Speichern unter“. Zurück in ELO kannst du das Dokument per Rechtsklick wieder Einchecken. Nun sind deine Änderungen im Archiv für alle einsehbar.

Nach jeder Veränderung des Dokuments wird eine neue Version geschrieben. Das dient der Nachvollziehbarkeit. Dazu öffnet sich das Fenster Versionsinformation, das du mit OK bestätigen kannst. Die vorherigen Versionen siehst du über Dokument > Dokument-Versionen.

Folgende Tätigkeiten schreiben eine neue Version:

• Einchecken eines Dokuments, das vorher zur Bearbeitung ausgecheckt wurde
• Anfügen einer neuen Seite
• Laden einer neuen Version

Hinweis: Das Anbringen von Haftzetteln oder Stempeln ist nur eine oberflächliche Veränderung, dabei wird keine neue Version geschrieben.

Das bedeutet, dass der angegebene Benutzer dieses Dokument ausgecheckt hat und es somit gesperrt ist. Du kannst das Dokument weiterhin in der zuletzt aktuellen Version einsehen.

Wurde das Dokument versehentlich ausgecheckt und nicht bearbeitet, kann es von diesem Benutzer per Rechtsklick Dokumentänderungen verwerfen wieder entsperrt werden. Wurde es geplant ausgecheckt, kann der Benutzer es an dem Arbeitsplatz, an dem er die Änderungen vorgenommen hat, wie üblich wieder einchecken.

Hinweis: Ausgecheckte Dokumente können nicht zur Steuerkanzlei übertragen werden.

Wähle das zu versendende Dokument im Archiv aus und gehe im Menüband auf Ausgabe. Dort hast du drei Möglichkeiten:

• Dokument versenden: Das Dokument wird im Ursprungsformat verschickt. Wenn du eine Word-Datei versendest, bekommt dein Gegenüber ebenfalls die Word-Datei.
• Versenden als ELO-Link: Dein Gegenüber muss Zugriff auf dein ELO-System haben. Das eignet sich unternehmensintern, nicht für Kunden.
• Versenden als PDF: Das Dokument wird unabhängig vom Format in eine PDF konvertiert. Die Ursprungsdatei bleibt in deinem Archiv unverändert.

Tipp: Wenn du bereits eine PDF-Datei hast und diese versenden möchtest, verwende Dokument versenden.

Der Feed ist ein Bereich je Dokument oder Ordner, in dem du zusätzliche Informationen speichern kannst, ohne sie direkt auf dem Dokument anbringen zu müssen.

Außerdem kannst du im Feed andere Benutzer mit @ erwähnen, sodass diese die Information auf ihrer ELO-Startseite sehen. Dort werden die Informationen 30 Tage lang angezeigt. Beim jeweiligen Dokument bleibt die Information dauerhaft stehen.

Vermutlich ist die Anzeige umgestellt – vielleicht stehst du auf Metadaten oder Volltext. Prüfe rechts oben in deinem Anzeigeprofil, ob der Button Inhalt dunkelblau markiert ist.

Das kann daran liegen, dass bei dem Benutzer, der nur eine Seite sieht, ein Vorschaudokument aktiv ist. Das kannst du wie folgt deaktivieren: Menüband Ansicht > Darstellung > Vorschaudokument anzeigen. Die Funktion ist deaktiviert, wenn kein blaues Kästchen darum angezeigt wird.

Es kann zusätzlich notwendig sein, dass du die Miniaturansicht wieder aktivieren musst. Dies machst du in der Anmerkungsleiste. Diese findest du über der Vorschau des Dokuments. Dort suchst du das Symbol mit vier Punkten links und einem Kästchen rechts daneben. Klicke darauf, so werden dir die Seiten wieder angezeigt.

Du kannst ein Dokument in ELO jederzeit ausblenden, indem du es im Archiv markierst und per Rechtsklick Löschen wählst. Alternativ findest du die Funktion im Menüband unter Verwalten > Löschen (rotes X).

Möglichkeit 1: Klicke im Menüband auf Verwalten > Gelöschte Einträge einblenden. Gelöschte Einträge werden jetzt im Archiv hinter dem Namen mit [gelöscht] gekennzeichnet. Wähle das gelöschte Dokument aus und wähle im Menüband Verwalten > Wiederherstellen.

Möglichkeit 2: Gehe in die Suche und aktiviere auch dort die gelöschten Einträge. Du erhältst ein gelbes Hinweiskästchen, das dir sagt, dass nur gelöschte Dokumente durchsucht werden. Suche das Dokument und stelle es wie oben beschrieben wieder her.

Wichtig: Deaktiviere die Funktion „Gelöschte Einträge einblenden“ anschließend wieder, indem du noch einmal darauf klickst.

Markiere den gewünschten Ordner und gehe im Menüband auf Verwaltung. Dort findest du ein Feld, in dem „Alphabetisch“ ausgewählt ist. Passe hier deine Sortierung an.

Du hast bereits einige Rechnungen in deinen Aufgaben vorbereitet. Die Felder Zahlbetrag, Fälligkeitsdatum, Verwendungszweck und IBAN im Formular sind gefüllt.

Markiere jetzt alle Rechnungen, die gesammelt überwiesen werden sollen und das gleiche Fälligkeitsdatum haben. Wähle im Menüband Ausgabe > Versenden > SEPA-XML. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die eigene Bank ausgewählt wird und die einzelnen Rechnungen aufgelistet sind. Sind alle Angaben gefüllt, bestätige mit OK.

Dadurch öffnet sich der Dialog zum Speichern der SEPA-XML-Datei. Speichere diese an einem Ort deiner Wahl, öffne dann dein Banking-Programm und verwende dort die eben gespeicherte Datei. Zusätzlich wird die SEPA-Datei im Ordner der Bank im Bereich SEPA-Auftrag gespeichert.

Hinweis: Je Standort und je Zahldatum wird eine eigene Zahlungsdatei erstellt.

Zur Steuerkanzlei werden die Bildbelege übertragen. Es werden keine Metadaten übermittelt.

Wenn eingestellt und verfügbar, können auch Anmerkungen und Stempel mit dem Bild übertragen werden.

Öffne die Metadaten des Dokuments. Dort findest du die Felder Exportiert mit Ja/Nein und Exportiert am mit Datum.

Falls aktiviert, kannst du zusätzlich in das Protokoll sehen. Dieses findest du in der Regel im Bereich Betriebsablauf/Protokolle/Steuerberater Export.

Gehe in die Suche und verwende den Filter Feld auswählen. Wähle dann die Maske Lieferanten und markiere das Feld Exportdatum. Der Filter wurde deiner Suche hinzugefügt.

Trage bei Exportdatum das Datum des Exports ein und starte die Suche. So erhältst du alle Dokumente, die an diesem Datum exportiert wurden.

Achte darauf, dass du die Maske über den Filter „Feld auswählen“ auswählst – so ist die Maske in deiner Suche nicht explizit aufgeführt und du durchsuchst alle Masken.

Gehe auf Verwalten > Einstellungen > Konfiguration SteuerberaterExport. Falls du das mit deinem Benutzer nicht sehen kannst, fehlen dir die Berechtigungen.

Im neuen Fenster klickst du auf die Kachel Export-Einstellungen. Überlege, in welche Gruppe deine neue Dokumentenart gehört, und wähle die passende links in der Liste aus. Drücke auf den blauen Button + Suche hinzufügen und danach auf den weißen Button darüber + Suchkriterium hinzufügen.

Füge jetzt das Feld Standort und das Feld Dokumentenart hinzu und fülle rechts daneben den Standort und die Dokumentenart mit deiner neuen Angabe. Gegebenenfalls hakst du „Anmerkungen exportieren“ an. Orientiere dich an den bereits vorhandenen Konfigurationen und drücke Speichern.

Öffne die Metadaten deines Dokuments und setze das Feld Manuell zum Steuerberater von Nein auf Ja. Dieses Dokument wird einmalig exportiert. Nach dem Export wird das Feld automatisch wieder auf Nein umgestellt.

In der Regel landen die einmalig übertragenen Belege im Bereich Sonstige.

Vermeide Mehrfachablagen eines Dokuments. Sollte ein Papierdokument abgelegt sein und zusätzlich eines aus einem Portal, empfehlen wir, die zweite Datei als neue Version abzulegen. So hast du beide Varianten im Archiv liegen, aber nur einen Datensatz, der nur einmal übermittelt wird.

Markiere die Sammelrechnung in deinem ELO-Archiv und nutze die Funktion Abgleich Großhandel im Menüband Verwalten > Eigenschaften. Setze keinen Haken bei Nur das Ergebnis des Großhandelsabgleichs anzeigen.

Lege deine PDF-Datei aus dem Portal in deine Postbox und verwende den Button Abgleich Großhandel.

Wichtig: Verwende immer die PDF-Datei aus dem Portal und speichere die Datei als PDF-Datei. Verwende keinen ELO-PDF-Drucker, ansonsten kann diese Rechnung nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden.

Wenn am Ende des Formulars einige rote Zeilen stehen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass am Ende des Belegs Zeilen mit Gutschriften oder Retouren stehen. Diese können ignoriert werden.

Vermutlich wurde die Sammelrechnung nicht gespeichert oder heruntergeladen, sondern gedruckt. Durch einen digitalen Druck wird das Dokument konvertiert, dadurch kann der Volltext nicht mehr erkannt werden.

Wichtig: Die Sammelrechnung immer speichern bzw. herunterladen und per Drag & Drop in die Postbox legen. Verwende dazu keinen ELO-TIFF- oder ELO-PDF-Drucker.

Die Ablage von Einzel- und Sammelrechnungen sowie der zugehörige Abgleich funktioniert maximal drei Monate in die Vergangenheit. Für ältere Dokumente kann das Modul in seiner Grundkonfiguration nicht eingesetzt werden.

Es wurden eine oder mehrere Einzelrechnungen nicht im ELO-Archiv gefunden. Suche nach der fehlenden Belegnummer im Archiv (mithilfe der ELO-Suche).

Wenn du den Beleg gefunden hast, korrigiere die Dokumentennummer in den Metadaten. Wenn der Beleg nicht vorhanden ist, muss dieser in der Postbox abgelegt und mittels Abgleich Großhandel abgelegt werden.

In beiden Fällen muss der Abgleich nochmals durchgeführt werden.

Die Beträge auf Einzel- und Sammelrechnung sind nicht identisch.

Prüfe, ob der Betrag auf der Sammelrechnung korrekt ausgelesen wurde. Verwende dazu die Suche in der Dokumentenvorschau. Nutze Link zu Einzelbeleg, um zur Einzelrechnung im Archivbaum zu springen. Prüfe, ob der korrekte Betrag in den Metadaten im Feld Nettobetrag hinterlegt ist. Falls nicht, korrigiere ihn dort und speichere die Metadaten.

Die Formulartabelle muss nach Änderungen neu berechnet werden. Wenn du diese Anzeige über die Aufgaben erhältst, kannst du unterhalb der Tabelle auf den Button Sammelrechnung erneut prüfen wählen, um die Tabelle neu berechnen zu lassen. Dadurch wird diese Aufgabe geschlossen und kurz später erneut angezeigt.

Wenn du dir das Formular direkt im Archivbaum ansiehst, markiere die Sammelrechnung und nutze die Funktion Abgleich Großhandel im Menüband Verwalten > Eigenschaften. Achtung: in diesem Fall ohne Haken bei Nur das Ergebnis des Großhandels anzeigen. Auch hier verschwindet das Formular kurzfristig und wird wenig später erneut in aktualisierter Form angezeigt.

Die Aufgabe zur Prüfung des Abgleichs wurde bereits beendet. Markiere die Sammelrechnung in deinem ELO-Archiv und nutze die Funktion Abgleich Großhandel im Menüband Verwalten > Eigenschaften. Setze den Haken bei Nur das Ergebnis des Großhandelsabgleichs anzeigen.

Die Aufgabe mit dem zugehörigen Formular (= Ergebnis des Abgleichs) wird dir jetzt im Aufgabenbereich angezeigt.

Es ist nicht möglich, die Formulartabelle zu bearbeiten. Du kannst Werte nicht editieren, Zellen entfernen oder hinzufügen oder andere Bearbeitungsschritte durchführen.

Wenn du Notizen machen möchtest, nutze dafür die Anmerkungswerkzeuge, Randnotizen oder den Feed.

Das Modul Großhandelsabgleich ist auf die Ablage von Einzel- und Sammelrechnung und den Abgleich zwischen diesen ausgerichtet. Eine Ablage anderer Dokumentenarten ist mittels des Buttons Abgleich Großhandel nicht möglich.

Lege solche Dokumente über die Vergabe von Metadaten im Archiv ab.

Ziehe deine abzulegende Vorlage in deine Postbox. Öffne die Metadaten und verwende die Maske Vorlagen.

Fülle die Metadaten passend aus und bestätige mit OK.

Du kannst ein bereits abgelegtes Dokument als Vorlage heranziehen, um daraus ein neues Dokument zu erstellen. Die Vorlagendokumente werden mit der Maske Vorlage abgelegt.

Um daraus ein neues Dokument zu erstellen, gehst du in deine Postbox. Per Rechtsklick in die freie linke Spalte wählst du Dokument aus Vorlage. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du deine Vorlage auswählst. Dieses Dokument wird in deine Postbox kopiert und sofort geöffnet. Dort kannst du es bearbeiten und anschließend im Archiv an der passenden Stelle ablegen.

Dein Vorlagendokument selbst verändert sich dabei nicht.

Gehe in dein ELO-Archiv und wähle im Menüband Vertrag > Neuen Vertrag erstellen aus. Alternativ kannst du die gleichnamige Kachel auf deiner Startseite verwenden.

Fülle mindestens die Pflichtfelder aus und bestätige mit Erstellen. Dein neuer Vertragsordner wird im Ordner Verträge erstellt.

Wähle deinen gewünschten Vertragsordner aus und ziehe das Dokument einfach per Drag & Drop in diesen Ordner.

Wähle ein Dokument aus. Links neben den Anzeigeprofilen (oft: Inhalt | Metadaten | Volltext) befindet sich bei signierten Dokumenten ein Stiftsymbol. Wenn du darauf klickst, bekommst du weitere Informationen zu dieser Signatur.

Die Prüfung der Signatur funktioniert nur, wenn die passende Software (SignoSign) auf diesem Rechner installiert ist.

Signaturen eines Dokuments werden ungültig, wenn das Dokument bearbeitet wird. Beispielsweise beim Ein- und Auschecken oder bei weiteren Veränderungen, die eine neue Version bedingen.

Hier müsste das Dokument nach Bearbeitung erneut signiert werden.

Diese Dokumente konnten nicht automatisch mit Metadaten versehen und dadurch auch nicht verschoben werden. Bitte fülle die Metadaten dieser Dokumente und bestätige mit OK. Aktualisiere anschließend deinen ELO-Client mit F5.

Die Dublettenprüfung ist eine Funktion, mit der geprüft wird, ob ein Dokument bereits in deinem ELO-Archiv vorhanden ist. Ziel ist es, doppelte Ablagen (Dubletten) zu vermeiden und die Datenqualität zu verbessern.

Hierbei wird zum einen auf das Bild und zum anderen auf die Metadaten geschaut.

Zusätzlich empfehlen wir eine Dublettenprüfung im Rechnungseingangsprozess, um doppelte Zahlungen zu vermeiden.

Verwende dazu die Funktion Neue Version. Sobald ein Dokument im Archiv abgelegt ist, kannst du das zweite in deine Postbox legen. Dann verwendest du die Funktion Neue Version und legst die Datei aus deiner Postbox damit über das bereits bestehende Dokument aus deinem Archiv.

Wir empfehlen, diesen Ordner nicht zu verwenden, da nur dieser eine Benutzer ihn einsehen kann. In der Regel sollen Dokumente unternehmensweit abgelegt werden. Dieser Ordner ist technisch bedingt nicht auszublenden.

Eine Referenzierung ist eine Verknüpfung des Dokuments. Das heißt, du kannst mit einer Referenzierung dein Dokument zusätzlich an einer anderen Stelle im Archiv anzeigen lassen, ohne dieses ein zweites Mal abzulegen. Dadurch bleiben alle Informationen bei diesem Dokument gesammelt – egal, ob auf das Original oder auf die Referenz geschaut wird.

Zum Erstellen einer Referenz markierst du dein Dokument und verwendest die Funktion Referenzieren. Navigiere dann zum Ort für die Referenz und bestätige oben in deiner Menüleiste mit Referenz einfügen.

Zur Einrichtung benötigst du deine Server-URL, deinen ELO-Benutzernamen und dein Passwort.

Installiere bzw. lade dir die App ELO aus deinem Google Play Store oder Apple App Store herunter.

1. Öffne ELO.
2. Akzeptiere die Lizenzbestimmungen.
3. Wähle die Option Mit bestehendem Profil anmelden.
4. Lege rechts oben mit dem + Symbol ein neues Profil an.
5. Verwende einen Profilnamen deiner Wahl (zum Beispiel den Namen des Unternehmens).
6. Gib deine Server-URL an.
7. Gib deinen ELO-Benutzernamen an.
8. Gib dein ELO-Passwort an.
9. Nach erfolgreicher Anmeldung wird das Profil gespeichert und du kannst loslegen.